5 astuces pour augmenter son efficacité personnelle et professionnelle

Comment augmenter son efficacité personnelle et professionnelle ?

De plus en plus d’entreprises et d’administrations mettent en place des sondages auprès de leurs salariés afin de mesurer leur ressenti sur leur efficacité au travail. De plus en plus de salariés constatent des manques d’efficacité dans leur travail, sans parler d’efficience….

 

Notre modeste contribution a pour but de vous donner quelque clefs, trucs et astuces afin de mieux gérer vos priorités dans votre quotidien professionnel et personnel au sein d’une organisation, qu’elle ait le statut de SARL, de SA, d’ASBL, de fédération ou pourquoi pas  de parti politique.

Astuce 1 - Mettre en place une bonne gestion des priorités :

Gestion des priorités

"J'ai toujours appris à distinguer l'important de l'urgent. Car il est urgent, certes, que l'homme mange, car s'il n'est pas nourri il n'est point d'homme et il ne se pose plus de problème. Mais l'amour et le sens de la vie [….] sont plus importants" (Saint-Exup., Citadelles., 1944, p. 71 – œuvres posthumes parues en 1948).

 

A EVAtraining, nous avons la chance d’accueillir chaque année des étudiants et étudiantes qui viennent réaliser un stage éducatif dans le cadre de leurs études universitaires. Force est de constater que beaucoup d’entre eux ont des difficultés à bien catégoriser les informations qui leur arrivent de toutes parts au fur et à mesure des premières semaines de stage.

 

Nous les rassurons en leur expliquant que certains stagiaires et clients, qui ont beau être engagés dans la vie active depuis plusieurs années, ont encore beaucoup de mal à organiser leur journée de travail, voire leur semaine, si ce n’est leur année

Appréhender la matrice d’Eisenhower ou la matrice des 4 priorités pour booster son développement personnel :

Appréhender la matrice d’Eisenhower

D’un côté, il y a les tâches à traiter en urgence, sans attendre, de l’autre les tâches qui revêtent un caractère sérieux qui mérite qu’on s’y attarde. Lorsque ces 2 axes se télescopent, on se rend compte qu’il est loin d’être aisé de classer toutes ces tâches dans 4 cases a priori très corsetées.

 

Si l’on part d’une situation définie avec un grand nombre de tâches et que l’on pose à un certain nombre de personnes la question de savoir dans quelle case elles les rangeraient, il est certain que les avis divergent. Certains vont avoir tendance à vouloir RÉALISER toutes ces tâches en même temps.

 

 

D’autres vont juger qu’elles doivent quasiment toutes les déléguer sans oublier une tâche importante : le contrôle de la réalisation, à moins qu’elles ne décident d’également déléguer cette tâche de contrôle !

Industrialiser ses tâches afin de prendre confiance en soi :

Gestion de projets EVAtraining

Il ne s’agit pas de ronronner dans une routine sans fin ou bien de se mettre frénétiquement au travail comme Chaplin dans les temps modernes (revoyez-le si vous avez l’occasion, vous en sourirez !)

 

A chaque situation est proposée une réaction qui doit devenir un automatisme tout en gardant une distance auto-critique face aux décisions prises. Nous reviendrons plus en détail dans un prochain blog sur les usages raisonnés de cette matrice.

 

Un simple conseil : listez la veille au soir les tâches à effectuer pour le lendemain et classez dans la matrice – cela, comme toute chose, demande un peu d’entrainement mais à force de persévérance, vous allez voir votre journée prendre une nouvelle structure.

 

Cette façon d’organiser sa journée permet de poser des jalons et finalement de rester maître de son temps… afin de savourer les petits plaisirs de la vie !

Astuce 2 :  rester maître de son temps !

Restez maître de son temps

« O, temps suspends ton vol ! » Certains rétorqueront sur un ton empli de cynisme, mépris, déception ou ironie… que Mallarmé ne connaissait pas l’arrivée massive de courriels et autres pourriels (spams) intempestifs, ni Jérôme, start-upper convaincu, qui veut (encore) vous « pourrir au baby » avant l’envoi de la propal, ni vos deux collègues autrichiennes Julia et Martina, open spaceuses dans l’âme, qui discutent ‘thé au jasmin’ en vous demandant de prendre parti sur la température exacte de l’eau et sur les bienfaits du frémissement face aux vertus du bouillonnement, ni la nomophobie qui caractérise l’état de peur d’un sujet à l’idée de perdre son téléphone portable et intelligent (1 lecteur/lectrice sur 2 va ou vient de vérifier si le sien est bien dans sa poche ou sur son bureau… oups…) – Mal armés vous ne devez pas être !

 

Faîtes du temps qui passe votre meilleur ami, voici comment l’apprivoiser :

Palper la durée et son épaisseur perçue, conçue et vécue :

La diffusion facilitée des messages (oraux, écrits) via des supports ou média de plus en plus rapidement renouvelés et reconditionnés ont contraint l’individu à produire beaucoup plus de contenus et de signes porteurs de sens en autant de temps dont disposaient nos prédécesseurs, ce qui de prime abord semble être une richesse de notre civilisation.

 

Que la durée d’une journée de travail aille de 4 heures pour des puéricultrices ou des secrétaires à 12 heures pour des juristes et autres auditrices les plus assidues, la durée passée sur le lieu de travail doit être décomposée en tâches (nous l’avons vu, importantes et urgentes) auxquelles vous devez attribuer une durée respective, donnons quelques exemples précis :

 

  • Aller chercher le courrier des membres du service à la réception, l’ouvrir, le dater, le distribuer aux personnes concernées (soit 4 tâches) : 20 minutes
  • Se rendre chez un client pour établir un rapport de suivi : déplacement de 25 minutes en comptant 15 minutes de marge : 40 minutes (ici il n’est pas même question de la durée intrinsèque du rendez-vous !)

 

L’expérience et ses retours aidant, vous allez apprendre à mieux mesurer la durée nécessaire à la réalisation d’une tâche.

Attention aux voleurs de temps !

Voleur de temps

« L’enfer c’est les autres », clamait un personnage de Jean-Paul Sartre dans Huis-Clos, pièce de théâtre parue en 1943

 

Annoncez clairement le temps imparti : pourquoi se réunir 2 heures alors qu’1 heure suffit ?

 

A l’inverse, vous avez besoin de créer une vraie réunion de travail pour plancher à plusieurs sur un projet protéiforme et chronophage, alors mettez tout en œuvre afin de ne pas être dérangé et d’avancer dans le bon déroulement : envoyez un ordre du jour en amont, demandez aux participants de préparer quelque chose si nécessaire, assurez-vous du respect de l’ordre du jour, gardez un peu de temps pour des questions qui surgissent…

 

Anticipez les imprévus en vous laissant systématiquement une marge de 30 minutes minimum par demi-journée dans la planification de vos journées afin de gérer de nouvelles demandes, une réclamation, un appel d’un collègue qui a besoin de renseignements… 

 

Beaucoup de personnes ont peur de n’avoir rien à faire (en cas de souffrance ou de pathologie avérée, on parle d’hypomanie) et des cases blanches dans le planning… au contraire, cela permet de créer des soupapes de sécurité et de réaliser des tâches urgentes et importantes à ce moment-là.

 

Je propose à mon interlocuteur un rendez-vous dès le lendemain afin de parler de son problème en détails et de pouvoir m’y préparer au mieux, j’envoie un courriel à mon interlocutrice afin de qualifier sa demande, je profite de cette demi-heure pour saisir dans la base de données les informations transmises.

 

Et puis, si vous n’avez finalement rien qui se présente à vous, tant mieux, profitez-en pour lire et relire EVAblog 😊… 

Astuce 3 - Réussir sa communication (orale et écrite)  pour reprendre confiance en soi :

« Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément », Nicolas Boileau, L’Art Poétique, 1674

 

Chassez l’évidence ! On doit à Edgar Dale, dans son ouvrage sur le cône de l’apprentissage qui a marqué des générations d’éducateurs, linguistes, chercheurs et manageurs. Sont convoqués les canaux de communication principaux qui vont permettre de passer le message de l’émetteur au récepteur.

Réussir sa communication

Ceci permet de comprendre les malentendus qui surviennent après une réunion.

 

Paul de dire à Pierre au sujet de max : «  Mais je lui ai déjà dit 2 fois ! Elle n’écoute rien ou quoi ? »   Emeline de commenter l’email de Sébastien : « Mais pourquoi me pose-t-il la question ? Tout est pourtant sur le 387me slide, on l’a vu ensemble lors de la présentation des derniers bilans. »

Les courriels :

Les courriels

Apprenez à bien distinguer les usages des fonctions  ‘à’, ‘cc’ et ‘cci’, évident ? Loin de là ! Beaucoup ont déjà connu des déboires divers à mal utiliser ‘cc’ à la place de ‘cci’…

 

Apprenez à manier les formules de salutation, de remerciement et les émoticônes :

Cher Pierre, bonjour / Bonjour Pierre /Pierre, bonjour / Pierre,

 

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Je vous/te remercie par avance / encore de ton aide précieuse.

 

 

Meilleures salutations / très sincèrement / cordialement / bien à toi

Prenez garde à ne pas envoyer des emails ou courriels sans aucune forme de remerciement ou encore de salutations, cela pourrait blesser votre interlocuteur :

« C’est noté »

 

« entendu, je transmets à la comptabilité »

 

« Parfait ».

Le management bienveillant ne commence-t-il pas dans la lutte contre ce type de communication ?

 

Au niveau du corps de votre email, vous pouvez procéder comme certaines personnes qui gardent précieusement dans leurs ‘brouillons’ des modèles d’emails et qui usent de ‘copier-coller’ en adaptant simplement la communication finale à l’interlocutrice. Ceci vous permet d’être efficace tout en étant courtois.

 

D’autres personnes utilisent des couleurs de police différentes pour attirer l’attention de leur interlocuteur.

 

 

Communiquez avec authenticité pour rester vrai !

Astuce 4 - Travailler avec efficacité

Travail efficace

Loin de nous l’idée de jouer les pères-la-rigueur mais travailler avec efficacité passe bien souvent et très simplement par un bon équilibre entre (et donc aussi « recherche d’ ») épanouissement personnel et épanouissement professionnel.

Nous avons dressé la liste de quelques mauvaises habitudes qui pourraient mettre en péril votre efficacité (et au-delà de votre petite personne 😉, la performance de votre équipe voire de votre organisation…) :

 

  1. Je mets ma santé de côté : pas ou peu de pauses, je travaille toujours en position assise (il paraîtrait que certains profitent du télétravail pour travailler en position couchée, également à éviter, à cause des risques d’assoupissement, involontaires bien entendu 😊), j’ai une mauvaise qualité de sommeil, je suis sujet à des addictions… et mon entourage personnel et professionnel me fait remarquer que je suis plus facilement irritable qu’auparavant
  2. A propos d’addictions : je suis accroc aux NTIC : « smartphone » est devenu mon mot préféré, « Facebook » mon meilleur ami,  « Wikipedia » ma déesse digitale… et mon entourage personnel et professionnel me fait remarquer que je ne suis plus aussi concentré qu’auparavant, quand eux-mêmes ne sont pas aussi accros (et donc distraits) que moi.
  3. Je ne m’octroie pas de moment de détente pour laisser exprimer ma créativité au-delà des projets professionnels qui me sont confiés et/ou qui m’animent : une partie de basket, un cours de yoga, une sortie à la piscine avec mes enfants, une promenade au grand air, une visite d’un musée (pas forcément le Musée du Travail 😉), un cours d'aquarelle, un cours de poterie, un bon repas à préparer pour passer des moments agréables entre amis, voire entre collègues (attention au choix des sujets, prochain sujet d’autre blog, ou pas d’ailleurs), la préparation de la prochaine assemblée générale de notre association caritative…
  4. Je fais la « to do list » des  « to do lists »… je ressasse mes pensées… me morfonds devant le travail qui reste à faire ! Pas de panique, je procède dans l’ordre et comme vu précédemment, je m’organise, me pose et avance sereinement en constatant l’atteinte graduelle de mes objectifs
  5. Je rends les autres responsables de tout ce qui m’arrive, ma hiérarchie, mes clients, mes sous-traitants, sans parler de mon/ma conjoint/e ni de mes enfants ! Je me ‘victimise’ sans cesse en sacralisant des ‘persécuteurs’ et en espérant des ‘sauveteurs’…    Cela va bientôt faire 50 ans que Stephan Karman a illustré le triangle psychologique entre 2 individus, néanmoins, cela reste d’actualité et les manipulateurs mettent votre efficacité en péril !
Travailler avec efficacité

Astuce 5 - Utiliser les 4 astuces précédentes !

Eh oui, le vrai changement c’est bien maintenant !  Car c’est bien cela l’efficacité et nous terminerons par une citation de Victor Hugo, himself " je dis ce que je pense, je fais ce que je dis " !

En somme, l’efficacité de chacun contribue à un meilleur développement personnel, à une meilleure confiance en soi et au-delà de cette perspective individuelle, permet d’améliorer la performance de l’organisation. Le travail effectué et le temps nécessaire pour effectuer celui-ci ne seront plus (au moins totalement) ressentis comme des obstacles insurmontables et la sensation souvent exprimée de se sentir noyé ou bien de se noyer dans un verre d’eau s’estompera puisque vous serez à nouveau maître de vos priorités, de votre temps, de vos réunions et de votre communication face aux transformations permanentes. Certains parlent alors d’auto-management, car au bout du compte, ne seriez-vous pas vous-même votre meilleur manager ? 😊

 

A bon liseur…

 

Si vous désirez approfondir ces thématiques et vous plonger dans le délices d’une formation a priori efficace 😊 afin de consolider toutes ces approches, n’hésitez pas à nous contacter.


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