L’entretien de l’année sur l’entretien d’évaluation annuel !

Entretien de l'année

Aujourd’hui nous sommes allés à la rencontre de deux professionnels qui mènent des entretiens annuels depuis de longues années – sans être des mordus, ils ne démordent pas de ce moment un peu extra-ordinaire dans les relations individuelles entre employé et employeur (ou représentant de l’employeur). Ils nous livrent les 5 (4+1 bonus) erreurs principales à ne pas commettre (en avouant les avoir déjà commises eux-mêmes 😊 life long learning…).

Amaël Meignan (EVAtraining) : Pierre, vous étiez tout à tour ARH puis RRH chez un gestionnaire de flottes filiale d’un géant belge du secteur, responsable des opérations d’une compagnie d’assurance qui a de nombreux cabinets dans tout le pays et dernièrement vous avez participé au développement d’une start-up mature pour l’amener de 30 salariés à environ 150. Selon vous, quelles sont les erreurs à éviter lors de la préparation de l’entretien annuel ?

Pierre G. : La première erreur serait de banaliser l’événement ou à l’inverse de le sacraliser, je m’explique : certains chefs d’équipe ne parviennent pas à prendre la distance et le recul nécessaires afin de donner de l’importance à cet événement qui vient ponctuer une année d’étroite collaboration entre les deux personnes en présence, car ils pensent très ou trop bien connaître la personne assise en face d’eux… Attention au risque de copinage, surtout dans les start-ups, justement ! A contrario d’aucuns vont jouer les petits chefs et se servir de cette opportunité pour rappeler un lien hiérarchique au ou à la salariée concernée. Ceci a tout l’effet inverse de ce qui était attendu : crispation, frustration voire agressivité !

AM : Tristan, de votre côté, êtes-vous d’avis que cet entretien doit se préparer longtemps en amont ?

Tristan L : Complétement d’accord. Je ne peux qu’adhérer aux propos de Pierre en les complétant par une anecdote : j’avais travaillé pour le compte d’un équipementier automobile scandinave il y a quelques années en arrière et je dois bien l’avouer, dans mes expériences précédentes l’entretien annuel était vraiment la mauvaise pilule à faire passer… Et là quelle ne fut pas ma surprise ! Les managers consignaient dans un simple fichier Word munis d’un mot de passe ce qu’ils avaient relevé mois par mois ; 2 semaines avant l’entretien, ils l’envoyaient au salarié qui avait alors tout loisir de préparer l’entretien à son tour ! Il y avait parfois des moments de tension, nous n’étions pas chez les Bisounours… mais au moins il y avait une vraie mémoire ou traçabilité des activités passées.

Pierre G. : Oui, cela évite de rester concentré sur les éventuelles erreurs commises le mois d’avant, un peu comme lorsque l’arbre cache la forêt ! C’est très réducteur pour toute l’énergie déployée par la salariée.

Pierre G. : « Evitez de se concentrer sur les erreurs récentes »

AM : entendu… donc pour résumer la première erreur serait de mal préparer l’entretien soit en mélangeant les enjeux ou les objectifs soit en oubliant de lancer une vraie rétrospective. De plus, certaines organisations mettent à disposition de questionnaires d’auto-évaluation qui peuvent servir de guide pour des salariés peu habitués à ce type d’entretien. Et durant l’entretien en lui-même, quelles sont les principales erreurs qui vous viennent à l’esprit ? Tristan, peut-être ?

Tristan : D’accord, je me lance - heureusement que je me suis préparé à notre entretien (rires). Pour moi, l’erreur principale est de vouloir évaluer la personne et non de rester prêts des faits, des actes positifs et négatifs qu’elle a commis durant 1 an. A l’heure de l’intelligence émotionnelle, cela peut s’avérer une posture quelque peu conservatrice mais se laisser guider par l’affect peut entraîner des échecs cuisants… surtout si l’autre partie n’a pas, mais alors pas du tout, le même ressenti !

AM : Et pour vous Pierre ?

Pierre : C’est vrai qu’avoir un esprit revanchard ou bien arriver en conquérant peut se retourner contre la personne… qui sème le vent… De mon côté, j’attire souvent l’attention sur le fait de manquer d’arguments concrets pour illustrer une idée ou un message que l’on veut envoyer peut être néfaste pour le ou la manager. Cela va vous desservir et ébranlera votre crédibilité par la suite. Il faut être sincère et clair ! Si l’autre partie veut fausser les règles, ce n’est pas votre problème : tenez-vous en à votre ligne de conduite, par pitié !

Tristan : « N’en faîtes pas une bataille d’egos ! »

AM : En somme, pas de parti-pris effréné et attention au manque de cohérence ! C’est du bon sens et cela fait du bien de l’entendre, oui Pierre, je vois que vous voulez intervenir ou ajouter un élément ?

Pierre : Simplement en écho, ne pas laisser le temps nécessaire à la salariée afin qu’elle s’exprime, prenne la parole, verbalise ses succès et ses éventuels points à améliorer. Il est vrai que c’est un exercice de style dans lequel on est pris par le temps… mais garder 10 à 15 minutes au début de l’entretien favorise un réel échange. Beaucoup de managers vont à l’essentiel, voire répondent aux questions à la place des personnes !

Tristan : Toutefois, attention à ne pas se laisser déborder par un interlocuteur plus ‘bavard’ que les autres, selon moi, il est important de garder le même temps global dédié à l’entretien pour chacun des salariés. Autre point, le lieu du rendez-vous : j’ai appris un jour que des salariés étaient reçus à la cafétéria après le service de midi autour d’une bonne tasse de café tandis que d’autres avaient le droit au bureau de la directrice commerciale, soi-disant faut de places ! Les personnes parlent entre elles en interne, c’est humain et vous ne pourrez pas l’empêcher ! Vous vous tirez une balle dans le pied !

Tristan : « Pressé par le temps, contraint par l’espace, le manager va courir un risque ! »

AM : Merci beaucoup d’asséner ces quelques vérités qui pourront aider nos lecteurs. Nous avons parlé des erreurs avant l’entretien, pendant l’entretien et si vous m’avez bien suivi, il est à présent des erreurs commises par certains après l’entretien, Pierre peut-être :

Pierre : Oui, tout à fait, c’est bien là que le bât blesse ! Le manager a formulé des propositions concrètes pour l’année à venir en termes de formation, de responsabilité, d’avantages ou de salaire tout bonnement, pourtant elles vont rester sans suite. Il en va de même dans la vie de tous les jours : si vous ne tenez pas vos promesses ou tardez à les tenir, cela pourra se retourner contre vous et démotiver le ou la salariée.

Tristan : Pour ma part, j’irai plus loin que Pierre : ce serait de tenter d’une manière ou d’une autre de modifier le compte-rendu de l’entretien en influençant le ou la salariée ! Logiquement c’est interdit de le faire mais on entend parfois des rumeurs qui augurent de telles pratiques !

Pierre : « Respectez vos engagements après l’entretien ! »

AM : C’est noté et pour citer Victor Hugo : « Je dis ce que je pense, je fais ce que je dis ! »

Tristan : Si c’est Victor Hugo, je ne peux qu’être d’accord ! (Rires)

AM : (Rires) Pour terminer et là, la bonne ambiance va peut-être s’estomper… La pire erreur que vous-même avez pu réaliser lors d’un entretien… Ne vous inquiétez pas, seuls nos lecteurs en seront informés !

Tristan : Je me suis trompé de personne…

AM : C’est-à-dire ?

Tristan : Eh bien… bon c’est un peu gênant… mais bon, voilà, en début de carrière, je devais remplacer le Directeur des Ventes de la Zone Europe pour les entretiens des chefs de ventes de nos différents secteurs. Ce matin-là, j’avais donc rendez-vous au siège avec le responsable grands comptes de la zone Ouest de l’Allemagne – pour simplifier – et j’avais préparé le dossier avec les chiffres et autres tableaux de la zone Est… face à lui, au bout de 5 minutes, lorsque je suis revenu à la réalité que la personne assise en face de moi n’était pas la bonne, je n’en menais pas large, je peux vous le garantir ! (Rires) Au bout du compte, il l’a pris avec philosophie, nous avons décidé de reporter le rendez-vous à sa prochaine visite sur Lyon et heureusement, mon n+1 ne l’a jamais su – enfin je crois, sinon mon entretien annuel suivant aurait été gratiné !

Tristan : « je me suis trompé de personne – mon chef ne l’a jamais su ! »

AM : Effectivement, cela aurait pu avoir des conséquences plus fâcheuses…surtout en milieu interculturel, car c’est parfois un prisme déformant supplémentaire des réalités perçues par les uns et par les autres ! Pierre, est-ce que vous aussi vous avez échoué à un contrôle d’identité ?

Pierre : (Rires) Non, je demande toujours à voir le passeport avant de démarrer (Rires). Rien de bien méchant ! J’ai dû faire passer pas loin d’un millier d’entretiens, peut-être moins, oui 800, 900 avec, dans l’ensemble, des bons retours… je ne l’ai jamais passé avec ma femme, en revanche.

AM : Avec votre femme ?

Pierre : Oui, j’étais son bras droit à une époque car elle est un peu plus âgée que moi ce qui était assez rare pour l’époque, je l’avoue et cela aurait pu faire jaser même si le souci d’équité était présent. J’ai profité d’un poste qui se libérait en interne et cela ne s’est plus jamais présenté par la suite ! Ce n’était pas une erreur mais cela aurait pu en être une de lancer un entretien entre nous deux… De nos jours, des RRH plus jeunes voient les choses un peu différemment et les mœurs changent et impactent la vie de l’entreprise qu’on le veuille ou non. On parle beaucoup d’entretiens bidirectionnels ou à 180°… ou carrément d’entretiens trimestriels plus prêts du quotidien opérationnel.

Pierre : « Eviter l’entretien entre proches, source de conflit d’intérêts »

AM : Ceci sera peut-être l’objet d’une prochaine interview. Merci beaucoup à vous deux d’avoir joué le jeu de l’interview croisée, nos lecteurs ont pu se rendre compte que l’entretien annuel, au-delà de son caractère encadrant et directif, peut aussi laisser la place à des erreurs qu’il vaut mieux éviter mais dont on sourit par la suite !

Pensez sur le mode gagnant-gagnant, afin que ce qui était une corvée soit au carrefour des possibles ! Inscrivez-vous à nos formations inter-entreprises ou organisez-en une en interne sur mesure 😊


Écrire commentaire

Commentaires: 0